5.2 - Otros Tips

El sistema es lo suficientemente flexible como para que, a medida que te enfrentes a nuevas situaciones, puedas adaptar el sistema para manejarlas. Esta sección enumera algunas de las técnicas que he encontrado útiles.

Cuando te enfrentes a un proyecto de gran envergadura, divídelo en pasos individuales y reparte las tareas en listas de tareas en días diferentes. Por ejemplo, escriba un paso cada lunes del mes en que la tarea debe ser completada.

¿Qué debes hacer cuando se produce un milagro y te quedas sin cosas que hacer? Creo que deberías recompensarte a ti mismo. Aquí tienes algunas buenas ideas de recompensa:

• Adelántate a las tareas de mañana.

• Profundiza en esa pila de proyectos soñados que siempre has querido hacer.

• Lee esa pila de revistas que se ha ido acumulando.

• Revisa tu gestor de solicitudes y limpia las entradas antiguas.

• Limpia tu oficina, tu bandeja de entrada de correo electrónico, tu sala de ordenadores o tu laboratorio.

• Visita el despacho de tu jefe y pídele más trabajo. (¡Es una broma!)

• Siéntate en tu oficina durante 15 minutos sin hacer nada. Los problemas te encontrarán.

• Si tienes un entorno de trabajo flexible, ¿por qué no te tomas el resto del día libre? Te lo mereces.

Supongamos que ha planificado el día perfecto. Ha calculado cada tarea al minuto, y sabe que habrá terminado y estará listo para salir justo al final del día.

Por supuesto, pensar así es buscarse problemas. Es en días como éste cuando tu jefe entra en tu oficina alrededor de las 2 de la tarde con una idea “brillante” que incluye muchas tareas de varias horas, desbaratando así tu plan perfecto.

Por eso, por supuesto, sólo recomiendo planificar estimaciones aproximadas de la duración de las tareas.

Entonces, ¿qué haces cuando te lanzan nuevas tareas durante todo el día? Ya hemos visto la técnica de programar una hora al día para las interrupciones, pero cuando se interrumpe un proyecto mucho más largo (por ejemplo, una interrupción de tres horas), hay que reorganizar.

Calcula cuánto tiempo te queda en el día y comprueba si tus prioridades A y B caben en ese tiempo. Si no es así, utiliza las técnicas para trasladarlas al día siguiente. Normalmente, todas las B y C se desplazan. Si no hay tiempo suficiente para tus prioridades A, tienes que hablar con la persona que espera que esas tareas se completen. Puede ser tu jefe, que con suerte entenderá y te ayudará a repriorizar tus tareas. Sin embargo, puede ser otra persona, y merece al menos un correo electrónico explicando que hubo una emergencia y que su petición se completará mañana.

Utilizo el mismo sistema de listas de tareas para gestionar mis tareas personales. Todo, desde la lavandería hasta la compra del super, va en mi organizador. De este modo, adquiero más práctica en el uso del sistema, lo que me beneficia en el trabajo.

Si utilizara un sistema diferente para las actividades laborales y no laborales, tendría que llevar dos organizadores diferentes: ¡con uno es suficiente!

Cuando salgo del trabajo, siempre compruebo mis elementos no laborales para ver si hay algo que tengo que hacer de camino a casa.

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