4.2 - Por qué fallan otros Sistemas

Antes de revelar el Sistema El Ciclo, quiero explicar algunos sistemas comúnmente utilizados por los administradores de sistemas que no funcionan: El sistema de notas dispersas y la lista de cosas por hacer cada vez más grande.

El Sistema de Notas Dispersas implica escribir notas en trozos de papel al azar o tener múltiples listas de tareas dispersas. Mi favorito es cuando veo un monitor de vídeo rodeado de notas adhesivas rectangulares amarillas. ¿Es cada una un elemento de acción? ¿Un recordatorio? ¿Un número de teléfono? ¿Quién lo sabe? ¿Cuál es la prioridad de las mismas? ¿Qué pasa si uno se cae? Hay demasiado caos.

Cuando te asignan tareas en una reunión, empiezas una nueva lista. Ahora estás gestionando dos listas. Luego pierdes una lista porque la han tirado con otros papeles. Ahora faltas a las reuniones y no cumples los plazos. No es una buena situación.

El otro extremo es el de la lista de cosas por hacer cada vez más grande. Por lo general, alguien se da cuenta de que tener muchas listas o trozos de papel no es una buena manera de hacer un seguimiento de las cosas, así que compra un cuaderno y declara que ésta será su única lista. Se acabaron las confusiones, ¿verdad? Lleva diligentemente este cuaderno a todas partes. Escribe en el cuaderno cualquier tarea nueva y tacha las antiguas a medida que las va completando. El proceso funciona muy bien al principio, pero luego empieza a fallar. Es difícil priorizar el trabajo. Los elementos más antiguos se olvidan, ya que nuestros ojos tienden a fijarse sólo en los últimos (más recientes).

El fallo más importante de este sistema, y por el que lo llamo lista de la muerte, es que es bastante deprimente. La lista no se acaba nunca. Trabajas y trabajas y trabajas, y la lista nunca parece acortarse. Tachas los elementos que completas, pero al final aparecen otros nuevos. El número de páginas empieza a crecer a medida que vas tachando elementos en la mitad, pero hay un elemento al principio que nunca se va a hacer. Pronto estás hojeando las páginas de elementos tachados para encontrar el único elemento que no está tachado. Te sientes estresado porque temes perder un elemento incompleto escondido en las páginas de elementos tachados.

Y lo peor de todo es que esto acaba con tu autoestima. Nunca tienes esa gran sensación de haber completado la lista porque la lista nunca se completa. Es la lista de la perdición.

Newman: Soy un trabajador postal de los Estados Unidos.

George: ¿No son esos los tipos que siempre se vuelven locos y vuelven con una pistola y disparan a todo el mundo?

Newman: A veces.

Jerry: ¿Por qué?

Newman: Porque el correo nunca se detiene. Sigue viniendo y viniendo y viniendo, nunca hay una pausa. Es implacable. Cada día se acumula más y más y más. Y tienes que sacarlo, pero cuanto más lo sacas, más sigue llegando. Y entonces el lector de código de barras se rompe y es el día de la Cámara de Compensación de Editores.

Seinfeld, episodio #418, “The Old Man”

Si El Sistema de Notas Dispersas es demasiado caótico y La Lista de Tareas Pendientes siempre creciente es demasiado deprimente, entonces El Ciclo es, como diría Ricitos de Oro, “justo lo necesario”. Utiliza un dispositivo que puedes llevar a todas partes con la ventaja adicional de mantener todo en un solo lugar. El Ciclo te da una sensación de finalización y logro al final de cada día cuando completas la lista del día.

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