4.5 - Resumen

• El seguimiento es la capacidad de asegurarse de que todas las solicitudes se capturan y se gestionan hasta su finalización (o rechazo). Los clientes (las personas a las que sirve) y los gerentes (las personas que determinan su próximo aumento de sueldo) valoran el seguimiento porque quieren que sus solicitudes y proyectos se completen, no que se abandonen.

• Un buen seguimiento es la clave de los buenos aumentos y ascensos.

• No dejes que las peticiones se queden sin respuesta. Cuando un cliente te vea en el pasillo y te pida algo, no te fíes de tu memoria. Si no puede anotar la petición, pídale al cliente que la envíe por correo electrónico o por el programa de seguimiento de peticiones. De este modo, el cliente tiene la responsabilidad de asegurarse de que usted no olvida su petición.

• No hay nada que insulte, enfurezca o frustre más a un cliente que dar a un administrador de sistemas una solicitud y que ésta se olvide.

• Cuantas más tareas tenga, más difícil será el seguimiento de las mismas. Pronto se pasa más tiempo rastreando las tareas que haciéndolas.

• Para recordar las solicitudes, regístrelas de forma fiable. El cerebro humano no es tan fiable como el papel o los dispositivos electrónicos. Registre las solicitudes en el momento en que las reciba. Anote cada solicitud, cada vez. Reserve su cerebro para tareas más importantes.

• Los sistemas de listas de tareas fallan por muchas razones. Las notas dispersas se pierden. Una sola lista se convierte en una deprimente lista de tareas pendientes cada vez mayor. Esto puede acabar con la autoestima.

• El Sistema El Ciclo utiliza un calendario para las reuniones, las fechas y las citas; una lista de objetivos vitales para los planes a largo plazo; una lista de tareas para hoy (y todos los días); y un horario para hoy que te permite planificar tu trabajo.

• Empieza cada día invirtiendo 10 minutos en planificar tu jornada. Examina tu calendario para ver de cuánto tiempo dispones para reuniones y citas. El resto del tiempo lo utilizarás para tu lista de tareas. Determina si tienes suficiente tiempo para hacer lo que está en tu lista de tareas y gestiona cualquier exceso. Gestiona el desbordamiento moviendo los elementos de baja prioridad a días futuros o renegociando con los clientes.

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